Hierna genoemd: “THE WOODY GROUP”,
Verklaart het volgende:
THE WOODY GROUP verwerkt persoonsgegevens in uitvoering van de door de klant toevertrouwde opdracht, alsmede in geval van contactname via het contactformulier en/of het bezoek aan de websites (www.woodyworld.com , www.ndrwr.com , www.lordsxlilies.com ). Dit als verwerkingsverantwoordelijke, dan wel als verwerker afhankelijk van de concrete omstandigheden.
THE WOODY GROUP is verwerkingsverantwoordelijke in zoverre de verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt voor eigen doeleinden en THE WOODY GROUP hiervoor zelf de middelen bepaald. In zoverre er persoonsgegevens van betrokkenen verwerkt worden in opdracht van de klant treedt THE WOODY GROUP op als verwerker.
THE WOODY GROUP erkent het belang van een veilige verwerking van persoonsgegevens. In die zin erkennen zowel THE WOODY GROUP als de klant dat iedere verwerking zal plaatsvinden conform de heersende nationale regelgeving, waaronder de wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens, alsmede Verordening (EU) 2016/679 (hierna: AVG) van kracht sedert 25 mei 2018 en deze te zullen naleven. In geval van inhoudelijke wetswijzigingen verbindt THE OODY GROUP zich er toe om het privacybeleid hierop aan te passen.
Het privacybeleid evenals eventuele wijzigingen zijn ten allen tijden consulteerbaar op de websites van THE WOODY GROUP, www.woodyworld.com , www.ndrwr.com , www.lordsxlilies.com )
een goed begrip van dit privacybeleid hebben volgende begrippen de volgende betekenis:
Contractuele relaties
Huidig privacybeleid is van toepassing op de contractuele relatie tussen THE WOODY GROUP en de klant of betrokkene en geldt gedurende de gehele duur van de opdracht. Afwijkingen van het privacybeleid zijn in geval van een contractuele relatie tussen de klant of betrokkene en THE WOODY GROUP enkel toelaatbaar indien ingegeven door wettelijke vereisten, dan wel na al dan niet impliciete toestemming van beide partijen. Wezenlijke wijzigingen zullen uitdrukkelijk worden medegedeeld op de website.
Website
Door het consulteren van de websites van THE WOODY GROUP (www.woodyworld.com , www.ndrwr.com , www.lordsxlilies.com) en/of door gebruik te maken van het contactformulier erkent de betrokkene kennis te hebben genomen van het privacybeleid en verklaart zich akkoord met het feit dat THE WOODY GROUP gebruik kan en mag maken van de verzamelde Persoonsgegevens rekening houdende met de draagwijdte van het verzoek waarvoor de gegevens werden verschaft (art. 6.1.a en 6.1.b AVG).
THE WOODY GROUP waarborgt in geen geval de volledigheid, correctheid en het up-to-date zijn van de op de website vervatte informatie, noch van de inhoud van websites van derden waar naar doorverwezen wordt.
De verwerking van de Persoonsgegevens
THE WOODY GROUP garandeert dat persoonsgegevens verzameld en verwerkt worden op een transparante wijze en dit enkel voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden. Iedere verwerking wordt beperkt tot hetgeen noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor de verwerking plaatsvindt. THE WOODY GROUP ziet er op toe dat de persoonsgegevens correct worden geregistreerd en geactualiseerd indien nodig.
In het kader van de dienstverlening die door THE WOODY GROUP geboden wordt, bestaan de verzamelde persoonsgegevens onder meer uit de naam, voornaam, mailadres, adres (geolocatie) en telefoonnummer, alsmede elke andere persoonlijke informatie die de klant of betrokkene verkiest mede te delen in diens vraag om inlichtingen of dienstverlening door THE WOODY GROUP. Er worden geen gegevens verwerkt die als gevoelig aangemerkt kunnen worden, dan wel onder een bijzondere categorie van persoonsgegevens vallen.
THE WOODY GROUP bewaart de persoonsgegevens die zij verwerkt niet langer dan noodzakelijk is voor het doel van de verwerking, dan wel hetgeen op grond van wettelijke plichtplegingen vereist is.
Verwerkingsgrond
Door beroep te doen op de dienstverlening van THE WOODY GROUP of het invullen van het contactformulier op de website en het hierbij overmaken van persoonsgegevens erkent en aanvaardt de klant dat deze gegevens verwerkt kunnen worden (art. 6.1.b) AVG). De klant en/of de betrokkene blijft evenwel eigenaar van de ter beschikking gestelde gegevens.
Voor de persoonsgegevens die THE WOODY GROUP als verantwoordelijke ontvangt vanwege de klant en die worden aangewend voor marketingdoeleinden en klantenbeheer, valt THE WOODY GROUP terug op de wettelijke grondslag van het gerechtvaardigd belang bestaande uit de situatie waarbij de betrokkene klant is van THE WOODY GROUP als gevolg van het plaatsen van een opdracht (art. 6.1.b) en f) AVG), dan wel expliciet verkregen toestemming (art. 6.1.a) AVG).
De klant in diens hoedanigheid als betrokkene beschikt ten allen tijden over de mogelijkheid tot het wijzigen of om de gegeven toestemming terug in te trekken, in zoverre de verwerking hiervan louter gebaseerd is op diens toestemming.
Verwerkingsdoeleinden
THE WOODY GROUP verwerkt persoonsgegevens voor volgende doeleinden:
| Type persoonsgegevens | Doeleinden |
| Naam, voornaam, adres, e-mailadres, telefoonnummer en btw-nummer | Uitvoering diensten, boekhoudkundige doeleinden (facturatie), wettelijke verplichtingen (identificatieplicht) |
| Naam, voornaam, adres, e-mailadres | Informering omtrent producten en diensten, verwerken van verzoeken gericht aan THE WOODY GROUP via mail of de website |
| Naam, voornaam, adres, e-mailadres | Direct marketing, gerichte promoties en aanbiedingen |
Wanneer u de websites van THE WOODY GROUP bezoekt en desgevallend gebruik maakt van het contactformulier, is het mogelijk dat bepaalde gegevens ter beschikking gesteld dienen te worden om contactname te vergemakkelijken. Deze informatie zal uitsluitend intern worden aangewend.
THE WOODY GROUP maakt daarnaast gebruik van cookies die bepaalde informatie kunnen registeren van het websitebezoek, waaronder ook persoonsgegevens.
Ook wanneer er beroep wordt gedaan op THE WOODY GROUP dient zij over bepaalde persoonsgegevens te beschikken dewelke noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de overeenkomst.
THE WOODY GROUP zal bij iedere verwerking enkel die persoonsgegevens aanwenden die minimaal noodzakelijk zijn in het kader van de gevraagde dienstverlening.
Passende technische en organisatorische maatregelen
THE WOODY GROUP zal passende technische en organisatorische maatregelen nemen voor een veilige verwerking van persoonsgegevens, zodoende het risico op vernietiging, verlies, ongeautoriseerde wijziging of verwerking wordt beperkt. Dit rekening houdende met de gebruiken binnen de sector, de stand van de techniek, de aard, omvang, context van de verwerking, verwerking doeleinden en de mogelijk verbonden risico’s voor de rechten en vrijheden van betrokken personen. Op schriftelijk verzoek verstrekt THE WOODY GROUP gedetailleerde inlichtingen over het gehanteerde veiligheidsbeleid.
Doorgifte van persoonsgegevens aan derden
Behoudens in relatie tot de medewerkers die in het kader van de dienstverlening betrokken worden, zal THE WOODY GROUP geen persoonsgegevens uitwisselen met derden, tenzij in geval van uitdrukkelijke toestemming, op verzoek van de betrokkene, gerechtelijke autoriteiten of wanneer dit bij wet wordt opgelegd. In dit laatste geval stelt THE WOODY GROUP de betrokkene onverwijld in kennis te stellen van het verzoek vanwege de betrokken instanties en/of overheden.
Gegevensverwerking binnen de Europese Unie
THE WOODY GROUP tracht de doorgifte en verwerking van persoonsgegevens te beperken tot landen binnen de Europees Economische Ruimte of tot landen die een passend beschermingsniveau waarborgen, equivalent aan het niveau gewaarborgd onder de AVG en dit privacybeleid, rekening houdende met de voorgenomen verwerking, omvang en categorie van de te verwerken persoonsgegevens, het land van bestemming en de rechtsregels die in het desbetreffende land gelden. In het geval van verwerking buiten de grenzen van verwerking buiten de Europees Economische Ruimte zal THE WOODY GROUP op schriftelijk verzoek van de betrokkene verdere toelichting verschaffen.
De rechten van de betrokkene
In het kader van de AVG heeft de betrokkene de volgende rechten met betrekking tot de verzamelde en verwerkte persoonsgegevens (art. 12 t.e.m. 22 AVG): het recht op inzage, het recht op verbetering en/of aanvulling van de verzamelde gegevens, het recht om het doel van de verwerking te beperken, het recht op overdraagbaarheid van gegevens, het recht om vergeten te worden en het recht om bewaar in te dienen.
Vragen omtrent het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens of een beroep op uw rechten als betrokkene kan gericht worden aan THE WOODY GROUP via een schriftelijk, gemotiveerd naar privacy@thewoodygroup.com of per post naar Overzet 14A, 9000 Gent. THE Woody GROUP verwerkt elk verzoek onverwijld en koppelt hier over terug binnen een termijn van 30 dagen. In bepaalde gevallen heeft THE WOODY GROUP het recht deze termijn te verlengen met twee maanden, in welk geval THE WOODY GROUP de betrokkene hierover informeert binnen de 30 dagen na ontvangst van het verzoek (art. 12.3 AVG).
Bewaartermijn van persoonsgegevens
THE WOODY GROUP garandeert dat zij de verzamelde persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk bijhoudt om het beoogde doel te bereiken, uitgezonderd wat betreft de boekhoudkundige stavingstukken en deze inzake aansprakelijkheidsclaims, dewelke mogelijks een langere bewaartermijn rechtvaardigen volgens de wettelijke bepalingen ter zake. Overige gegevens die noodzakelijk kunnen zijn voor een adequate naservice, dan wel toekomstige dienstverlening, worden in de mate van het mogelijke geanonimiseerd bewaard zodat deze niet langer dan noodzakelijk traceerbaar zijn naar identificeerbaar personen.
Wanneer de bewaring van de persoonsgegevens niet langer vereist is, zullen deze op een veilige manier worden vernietigd of verwijderd, dan wel ter beschikking gesteld van de betrokkene.
Maatregelen in geval van een datalek
THE WOODY GROUP neemt de nodige maatregelen teneinde een verlies van data tegen te gaan. Wanneer dergelijk verlies zich evenwel zou voordoen, verbindt THE WOODY GROUP er zich toe dit in voorkomend geval te melden aan de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) binnen de wettelijke termijnen. Deze informatieplicht geldt enkel in zoverre het datalek grootschalig blijkt, dan wel een vergaande impact op de beveiliging met zich meebrengt.
Indien een datalek tevens een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van de betrokken personen, zal THE WOODY GROUP, de betrokkene hierover zonder onredelijke vertraging informeren.
THE WOODY GROUP verleent volledige medewerking aan de bevoegde autoriteiten door het verschaffen van de noodzakelijke informatie en het beperken van de gevolgen van de inbreuk.
Overige bepalingen
THE WOODY GROUP garandeert de nodige ondersteuning aan betrokkenen om aan diens verplichtingen te voldoen, behoudens in geval van informatie die confidentieel is of omwille van een wettelijke regeling niet mag worden medegedeeld. De verantwoordelijke voor de verwerking van de Persoonsgegevens bij THE WOODY GROUP is Mevr. Desiree Bael (privacy@thewoodygroup.com). Voor meer informatie omtrent de verwerking van persoonsgegevens kan u daarnaast steeds terecht bij de Gegevensbeschermingsautoriteit te 1000 Brussel, Drukpersstraat 35 (022/74.48.00) of www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).
In geval van nietigheid van één of meer bepalingen uit dit privacybeleid, worden deze bepalingen geïnterpreteerd overeenkomstig de AVG. De nietigheid van één van de bepalingen laat de geldigheid van de overige bepalingen uit dit privacybeleid onverlet. Indien er zich discrepanties voordoen tussen het privacybeleid en de overeenkomst afgesloten tussen THE WOODY GROUP en de klant of betrokkene, primeren de bepalingen van deze laatste.
THE WOODY GROUP behoudt zich het recht voor het privacybeleid aan te passen indien dit nodig zou blijken om aan diens rechten en/of verplichtingen onder de AVG te voldoen. Wezenlijke wijzigingen zullen steeds kenbaar gemaakt worden op de website. Het is raadzaam de website regelmatig te bezoeken om op de hoogte te blijven van recente wijzigingen.
Dit privacybeleid wordt uitsluitend beheerst door het Belgisch recht. Enkel de rechtbanken behorende tot het gerechtelijk arrondissement van de maatschappelijke zetel van THE WOODY GROUP zijn bevoegd om kennis te nemen van geschillen die hier uit voortvloeien.